04.04.2018 / Aktuelles

Gegen das E-Mail-Chaos: Wir kommunizieren anders

Volles E-Mail-Postfach und viel vertane Zeit durch aufwendiges Suchen nach Informationen: In vielen Unternehmen ist das Alltag – wir haben etwas dagegen unternommen.

Mitte 2017 fiel zunächst der Entschluss, die steigende Flut von E-Mails nicht mehr einfach hinzunehmen. Unsere Lösung war und ist ebenso einfach wie radikal: Wir kommunizieren intern einfach nicht mehr mit elektronischer Post.

Stattdessen kommt seither mit „Slack“ ein webbasierter Instant-Messaging-Dienst zum Einsatz, zunächst in einer Testgruppe, danach ab November 2017 im gesamten Team. E-Mails haben nun eine besondere Priorität, weil sie überwiegend aus externen Quellen stammen, also beispielsweise von Kunden, Fachingenieuren, Handwerkern oder Lieferanten. Und es sind deutlich weniger in jedem Posteingang.

Doppelter Vorteil: E-Mails bekommen eine andere Gewichtung. Außerdem ermöglicht Slack eine direkte Kommunikation im Team sowohl als Dialog zwischen einzelnen Mitarbeitern als auch innerhalb definierter Gruppen wie unseren Projektteams. Das erleichtert und beschleunigt Entscheidungsprozesse, die zudem wesentlich transparenter sind.

Auch das Datenmanagement haben wir bei Gaus & Knödler Architekten neu organisiert: Mit dem wie Slack ebenfalls Cloud-basierten Software-Tool „Evernote“ verbessern wir den zielgenauen Zugriff auf relevante Informationen, erleichtern damit vor allem Recherche, Dokumentenmanagement und Datenaufbereitung.

Beide Tools sind als Cloud-Lösungen grundsätzlich auch auf mobilen Endgeräten wie Smartphones, Notebooks oder Tablets nutzbar, etwa in Besprechungen, bei externen Terminen mit Kunden oder auf der Baustelle. Dass wir uns damit von der üblichen Arbeitsorganisation vieler Architekturbüros verabschiedet haben, war dem „Deutschen Architektenblatt“ (DAB) sogar ein eigener Bericht wert. Der Artikel ist gerade im Aprilheft erschienen, übrigens auch verfügbar in der DAB-Online-Ausgabe.

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